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Sommaire Du Poste
Sous la supervision de la gestionnaire administrative, Ressources humaines et opérations, la personne titulaire du poste coordonne et soutient un vaste éventail de programmes, d’événements, de communications, de partenariats et d’activités administratives visant à faire progresser le mandat et les priorités stratégiques du Centre de services administratifs 6.
La personne titulaire est responsable de faciliter la planification et la mise en œuvre d’initiatives universitaires, communautaires et culturelles; de soutenir la mobilisation des parties prenantes et les activités de rayonnement; de coordonner les communications et les activités promotionnelles; d’assurer la gestion des processus et des ressources liés aux programmes; et de veiller au bon fonctionnement quotidien des activités de l’Institut et de ses projets spéciaux.
Principales Responsabilités
- Réaliser et organiser des activités contribuant à la réalisation du mandat de L’Institut de recherche et de savoirs autochtones de la Faculté des arts (IRSAFA), notamment en coordonnant des programmes, des colloques, des événements étudiants et des résidences récurrentes, dont les programmes écrivain(e) en résidence, Artiste en résidence et Détenteur (rice) du savoir en résidence, ainsi que des initiatives mobilisant les communautés.
- Piloter les initiatives liées aux principales priorités de IRSAFA et veiller à ce que toutes les activités soient conformes à ses objectifs stratégiques.
- Assurer la gestion des bourses de recherche et de perfectionnement, notamment la bourse Rathlyn
- Collaborer avec les services concernés ainsi qu’avec les partenaires autochtones et communautaires afin de développer et de renforcer les collaborations et les partenariats.
- Contribuer à l’expansion des activités de IRSAFA en soutenant ses opérations, ses activités de rayonnement et son développement.
- Planifier les événements associés aux colloques et aux conférences, notamment en réservant les salles, en établissant les calendriers et en coordonnant les déplacements, les honoraires ainsi que les aspects logistiques liés à l’accueil des personnes invitées.
- Préparer des rapports à l’intention des donatrices et donateurs afin de favoriser leur engagement continu envers les activités de l’Institut.
- Préparer les communications et la documentation liées aux programmes, notamment les mises à jour du site Web, les annonces, les notes d’information, les ordres du jour, les procès-verbaux et les bilans d’activités.
- Travailler en collaboration avec la personne responsable des finances afin de coordonner les budgets, notamment les demandes d’achat, les rapports de dépenses, les paiements aux fournisseurs ainsi que les dépenses liées aux événements et aux activités de programmation.
- Effectuer d’autres tâches administratives et générales de bureau, et contribuer à divers projets au besoin, notamment la préparation de documents, la planification de réunions et la coordination des communications entre le corps professoral, la population étudiante et les partenaires externes.
- Préparer et diffuser de l’information sur les cours, la recherche, le financement, les prix, les événements et les initiatives communautaires de IRSAFA au moyen d’articles Web, de publicités, de bulletins, de brochures, d’affiches, de présentations et de supports audiovisuels.
- Veiller à ce que la présence numérique de IRSAFA respecte les meilleures pratiques en matière de communication numérique et assurer la mise à jour ainsi que la maintenance du site Web.
- Gérer les plateformes de médias sociaux de IRSAFA, notamment Instagram, Facebook et LinkedIn.
- Repérer les occasions d’accroître la visibilité en ligne et l’engagement du public, et élaborer du contenu mettant en valeur les voix et les récits autochtones, notamment ceux des étudiantes et étudiants, des membres du personnel, du corps professoral et des personnes invitées.
- Se tenir au courant des besoins en matière de communication liés aux études autochtones et aux activités de IRSAFA.
- Collaborer avec les équipes de communication du campus et établir des partenariats avec les Services de communication de la Faculté des arts, les Services des communications et des relations externes, la Maison des Premiers Peuples, le Bureau des initiatives autochtones ainsi que le Bureau des Premières Nations et des Inuit.
- Réviser et approuver les contenus rédactionnels et visuels afin d’assurer une représentation juste, respectueuse et appropriée des peuples autochtones dans les communications Web, les médias sociaux, les publications imprimées et les autres supports de communication.
- Coordonner la production des documents de communication et du matériel promotionnel.
- Contribuer à la préparation des documents d’information et des notes d’allocution destinés à la direction du programme ainsi qu’aux autres personnes participant aux événements.
- Rédiger la correspondance officielle, les lettres et les demandes au nom de IRSAFA.
- Préparer et diffuser l’infolettre de IRSAFA, notamment en rédigeant des articles portant sur les événements, les réalisations étudiantes, les bourses, les possibilités d’emploi et d’autres sujets pertinents.
- Gérer les listes de diffusion et les bases de données contenant les coordonnées des étudiantes et étudiants, des membres du corps professoral, des diplômées et diplômés ainsi que des partenaires communautaires.
- Assurer l’organisation et le bon déroulement des événements annuels de IRSAFA, notamment les résidences d’artistes, d’écrivaines et écrivains ainsi que de détentrices et détenteurs du savoir, les colloques, les lancements de livres et les conférences. Préparer les programmes, réserver les installations, assurer la liaison avec les fournisseurs et les personnes invitées, et offrir un soutien sur place afin de garantir le bon déroulement des activités et la résolution rapide de tout problème.
- Promouvoir les événements et veiller à la qualité du matériel de communication électronique et imprimé, notamment les invitations, les programmes et les dépliants.
- Assurer le suivi des budgets liés aux événements et aux communications, et traiter les factures, les honoraires ainsi que les demandes de remboursement.
- Compiler les données, les indicateurs de rendement et les résultats des activités, et produire des rapports annuels en format PDF à l’intention du décanat et des organismes subventionnaires.
Autres Compétences Et/ou Aptitudes
- Expérience de travail auprès des communautés autochtones et de soutien aux membres autochtones du corps professoral, du personnel et de la population étudiante, notamment par l’établissement de relations respectueuses avec les détentrices et détenteurs du savoir, les Aînées et Aînés, les artistes, les écrivaines et écrivains ainsi que les partenaires communautaires.
- Excellentes compétences en organisation, en gestion de projets et en coordination d’événements, ainsi qu’une capacité démontrée à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les échéances.
- Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, notamment en rédaction de rapports, en création de contenu numérique, en marketing et en activités de rayonnement.
- Expérience en logistique événementielle, en gestion de sites Web et de médias sociaux, en administration financière, en gestion budgétaire ainsi qu’en préparation de rapports destinés aux donatrices et donateurs ou aux organismes subventionnaires.
- Solides capacités d’analyse, de résolution de problèmes et de gestion administrative, ainsi qu’un excellent jugement et un grand sens de la discrétion et de la confidentialité.
- Maîtrise de Microsoft Office, des systèmes de gestion de contenu Web, des plateformes de médias sociaux et des outils de conception graphique, notamment Canva et Adobe Creative Suite.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d’environnements dynamiques et à rythme soutenu. Une expérience dans un établissement d’enseignement postsecondaire, un organisme sans but lucratif, un milieu de recherche, un organisme culturel ou le secteur public constitue un atout.
Remarque : La préférence sera accordée aux personnes candidates autochtones pour pourvoir ce poste. Cette catégorie comprend les membres des Premières Nations (avec ou sans statut), les Inuit et les Métis, ainsi que les Autochtones des États-Unis et les Autochtones de l’Alaska. Les personnes candidates ayant déjà établi des liens avec les communautés autochtones locales sont particulièrement encouragées à soumettre leur candidature.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
- Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (usage courant) sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.
Formation Et Expérience Minimales Requises
DEC III 3 Ans Expérience pertinente /
Salaire Horaire
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures Par Semaine
33.75 (Temps plein)
Superviseur
Gestionnaire administratif(ve)
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date Limite Pour Postuler
2026-11-06
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca. 
