About Lodgo
At Lodgo, we are redefining the hospitality experience through thoughtfully designed spaces, seamless operations, and exceptional guest experiences. As we continue to grow, we are looking for a Procurement & Warehouse Specialist to manage purchasing activities, inventory, warehouse operations, and the distribution of supplies and equipment across all departments.
1. Position Overview
The Procurement & Warehouse Specialist is responsible for ensuring that the company has the right products, materials, equipment, and supplies available at the right time, in the right quantities, and at the best possible cost.
The role involves establishing efficient procurement procedures, maintaining an organized and properly managed warehouse, controlling inventory levels, coordinating deliveries, and ensuring that all departments receive the supplies they need to operate efficiently.
This position plays a key role in supporting the company's growth, improving operational efficiency, controlling expenses, and maintaining accountability over company assets.
2. Key Responsibilities
A. Procurement & Purchasing Management
- Manage the company's purchasing activities, including cleaning supplies, maintenance materials, furniture, appliances, office supplies, and operational equipment.
- Identify, evaluate, and negotiate with suppliers to obtain competitive prices and favorable purchasing conditions.
- Maintain strong relationships with suppliers and negotiate pricing, delivery schedules, and payment terms.
- Ensure all purchases are necessary, properly justified, and aligned with company budgets.
- Obtain management approval for purchases exceeding established spending limits.
- Track purchase orders from creation to delivery and ensure that orders are fulfilled correctly and on time.
- Create and maintain an organized database of suppliers, products, prices, and inventory.
B. Warehouse Management & Organization
- Run the daily operations of the company's warehouse.
- Maintain a clean, organized, safe, and properly structured warehouse.
- Establish a clear storage system, ensuring that every product and piece of equipment has a designated location and is properly maintained.
- Establish procedures for receiving, inspecting, storing, and distributing goods.
- Ensure that incoming deliveries match purchase orders and that damaged, missing, or incorrect items are reported.
C. Inventory Control & Stock Management
- Maintain accurate and up-to-date inventory records.
- Monitor stock levels and establish minimum and maximum inventory thresholds.
- Ensure that essential supplies are always available without creating unnecessary excess inventory.
- Conduct regular inventory counts and reconcile discrepancies.
- Track inventory movements, including incoming deliveries, outgoing supplies, transfers, and returns.
- Prepare regular inventory reports for management.
D. Distribution & Internal Department Coordination
- Plan and coordinate the distribution of supplies and equipment to the company's different departments.
- Establish and implement a clear process for departments to submit their supply requests.
- Partner with the Project Manager, Operations team, and Logistics Chief of Staff to align purchases with project schedules, budgets, and operational needs.
- Ensure that requests are fulfilled accurately and within the required deadlines.
3. Qualifications & Experience
- Previous experience in procurement, purchasing, warehouse management, inventory control, or supply chain operations.
- Proven experience managing suppliers and negotiating purchasing agreements.
- Strong understanding of inventory management principles and warehouse organization.
- Experience implementing operational procedures and inventory control systems.
- Good knowledge of Microsoft Excel, ERP systems, and inventory management software.
- Experience working and coordinating with operational teams.
- Strong organizational and time-management skills.
- Excellent communication and negotiation abilities.
- Strong attention to detail and accountability.
- Fluency in both French and English is mandatory.
- Spanish is considered an asset.
Interested?
If you are organized, proactive, and passionate about operational efficiency, we would love to hear from you!
Send your CV and a short note explaining why you would be a great fit to **careers@lodgo.com**, or apply directly through LinkedIn.
We look forward to meeting you!
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À propos de Lodgo
Chez Lodgo, nous redéfinissons l’expérience en hébergement grâce à des espaces soigneusement aménagés, des opérations efficaces et un service de qualité. Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un(e) spécialiste en approvisionnement et gestion d’entrepôt pour superviser les achats, les stocks, l’organisation de l’entrepôt et la distribution des fournitures et équipements.
1. Aperçu du poste
Le ou la spécialiste en approvisionnement et gestion d’entrepôt veille à ce que l’entreprise dispose des bons produits, matériaux, équipements et fournitures, au bon moment, en quantités suffisantes et au meilleur coût possible.
Cette personne est chargée de mettre en place des procédures d’approvisionnement efficaces, de maintenir un entrepôt organisé et bien géré, de contrôler les niveaux de stock, de coordonner les livraisons et de s’assurer que chaque département dispose des fournitures nécessaires à son bon fonctionnement.
Ce poste joue un rôle clé dans le soutien à la croissance de l’entreprise, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la maîtrise des dépenses et la gestion rigoureuse des actifs de l’entreprise.
2. Principales responsabilités
A. Gestion des approvisionnements et des achats
- Gérer les activités d'achat de l'entreprise, notamment les produits d'entretien, les matériaux de maintenance, le mobilier, les électroménagers, les fournitures de bureau et les équipements opérationnels.
- Identifier, évaluer et négocier avec les fournisseurs afin d'obtenir des prix compétitifs et des conditions d'achat avantageuses.
- Entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et négocier les prix, les délais de livraison et les modalités de paiement.
- S'assurer que tous les achats sont nécessaires, dûment justifiés et conformes aux budgets établis.
- Obtenir l'approbation de la direction pour les achats dépassant les seuils de dépenses autorisés.
- Assurer le suivi des bons de commande, de leur création jusqu'à la livraison, et veiller à ce que les commandes soient exécutées correctement et dans les délais.
- Créer et tenir à jour une base de données structurée des fournisseurs, des produits, des prix et des stocks.
B. Gestion et organisation de l'entrepôt
- Superviser les opérations quotidiennes de l'entrepôt.
- Maintenir un entrepôt propre, organisé, sécuritaire et bien structuré.
- Mettre en place un système de rangement clair, en veillant à ce que chaque produit et équipement dispose d'un emplacement désigné et soit correctement entretenu.
- Établir des procédures pour la réception, l'inspection, l'entreposage et la distribution des marchandises.
- Vérifier que les livraisons reçues correspondent aux bons de commande et signaler tout article endommagé, manquant ou non conforme.
C. Contrôle des stocks et gestion de l'inventaire
- Maintenir des registres d'inventaire exacts et à jour.
- Surveiller les niveaux de stock et établir des seuils minimums et maximums pour chaque catégorie de produits.
- Veiller à ce que les fournitures essentielles soient toujours disponibles, tout en évitant les surplus de stock inutiles.
- Effectuer régulièrement des inventaires physiques et assurer le rapprochement des écarts constatés.
- Assurer le suivi des mouvements de stock, notamment les réceptions, les sorties, les transferts et les retours de marchandises.
- Préparer des rapports périodiques sur les stocks à l'intention de la direction.
D. Distribution et coordination avec les départements internes
- Planifier et coordonner la distribution des fournitures et des équipements aux différents départements de l'entreprise.
- Mettre en place et appliquer un processus clair permettant aux départements de soumettre leurs demandes de fournitures.
- Collaborer avec le gestionnaire de projet, l'équipe des opérations et le chef de cabinet responsable de la logistique afin d'aligner les achats sur les échéanciers, les budgets et les besoins opérationnels.
- Veiller à ce que les demandes soient traitées avec exactitude et respectent les délais requis.
3. Qualifications et expérience
- Expérience préalable en approvisionnement, achats, gestion d'entrepôt, contrôle des stocks ou gestion de la chaîne d'approvisionnement.
- Expérience confirmée dans la gestion des fournisseurs et la négociation d'ententes d'achat.
- Bonne compréhension des principes de gestion des stocks et de l'organisation d'un entrepôt.
- Expérience dans la mise en place de procédures opérationnelles et de systèmes de contrôle des stocks.
- Bonne maîtrise de Microsoft Excel, des systèmes ERP et des logiciels de gestion d'inventaire.
- Expérience en collaboration et en coordination avec des équipes opérationnelles.
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
- Excellentes aptitudes en communication et en négociation.
- Grand souci du détail et sens aigu des responsabilités.
- La maîtrise du français et de l'anglais est obligatoire.
- La maîtrise de l'espagnol constitue un atout.
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