Relevant de la cheffe d’équipe de la gestion des demandes d’enquêtes et conseillère juridique, le ou la titulaire du poste apporte un soutien technique dans l’ouverture et l’analyse des demandes d’enquêtes. Il ou elle est responsable de répondre aux diverses demandes de l’interne et de l’externe et veille à l’optimisation des façons de faire de l’équipe de la gestion des demandes d’enquêtes.
Responsabilités
- Créer et gérer l’ouverture des dossiers d’enquête ainsi que les demandes d’informations;
- Analyser les demandes d’enquête et signalements en validant la recevabilité des dossiers selon divers critères, appliquer les différentes normes et déterminer, en collaboration avec son superviseur immédiat, les prochaines étapes pour chacun des dossiers traités. Être responsable de la gestion des délais initiaux pour ces dossiers ;
- Communiquer, au besoin, avec les demandeurs d’enquête, ou les rencontrer, afin d’obtenir des informations additionnelles ou des documents manquants pour le traitement initial des dossiers et gérer les attentes et les suivis ;
- Coordonner, en collaboration avec les membres de son équipe, les assignations de dossiers ;
- Participer à la réalisation des projets de prévention, de développement et d’amélioration continue. Proposer les améliorations à apporter aux méthodes de travail et travailler en étroite collaboration avec toute l’équipe du Bureau du syndic dans le but d’optimiser les documents, les outils, les processus et les procédures ;
- Traiter les communications reçues de l’interne et s’assurer des suivis et de la communication fluide avec les autres directions en ce qui a trait aux activités de son équipe ;
- Traiter les diverses demandes et questions provenant des différentes boites courriels en communiquant des informations courantes et spécialisées sur la direction ou en redirigeant, au besoin, la demande à la personne-ressource ;
- Mettre à jour les statistiques du service ainsi que les formulaires, processus, procédures, outils, etc ;
Si vous avez un DEC en en administration ou bureautique ou toute autre formation combinée à une expérience de travail pertinente, avez plus de 6 années d'expérience professionnelle et une excellente maitrise des outils de la suite Microsoft Office, nous serions ravi·e·s de discuter de votre candidature.
L'Ordre des ingénieurs du Québec est convaincu que la diversité constitue un enrichissement collectif et cultive un milieu de travail ouvert, équitable et inclusif. Nos équipes sont le reflet de la diversité de notre société. Nous invitons les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes ayant des limitations, à soumettre leur candidature. Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement, veuillez-nous en informer. Des mesures d’accompagnement seront offertes aux personnes qui en feront la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement.
