Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est à un stade de maturité, qui lui a permis, grâce à la recherche d’excellence qui s’y réalise à travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses créneaux mère-enfant, de recevoir au cours de la dernière année, des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront d’innombrables perspectives pour la recherche en santé des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine réunit une équipe de plus de 1200 personnes, soit plus de 295 chercheuses et chercheurs, dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires de recherche postdoctorale œuvrant dans des domaines d’expertise multiples. Travaillant étroitement avec les équipes de soins du CHU Sainte-Justine, cette communauté se dévoue à la recherche fondamentale, clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.
Équipe - Description sommaire de la fonction
Sous l’autorité de l’adjointe au Directeur, Ressources humaines, volet recherche, et sous la supervision immédiate de la responsable des affaires académiques, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif lié à la gestion des dossiers des étudiantes et étudiants et des stagiaires du Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine. Elle assure notamment la réception et le traitement des demandes, la collecte et la validation des documents requis, la saisie et la mise à jour des informations dans les différents systèmes ainsi que les suivis administratifs qui en découlent.
Elle maîtrise les différentes étapes liées à l’ouverture, à la modification et à la fermeture des dossiers et collabore étroitement avec les membres de l’équipe des ressources humaines de la Direction du Centre de recherche, l’équipe de gestion des dossiers de la Direction des ressources humaines et le service de la paie du CHU Sainte-Justine. Dans le cadre de ses responsabilités, elle est appelée à prendre en charge certains dossiers de façon autonome, à agir comme personne-ressource auprès de la communauté étudiante et à participer activement aux activités et événements du Bureau des affaires académiques.
Responsabilités
Gestion de dossiers
- Gérer le processus d'enregistrement des nouveaux étudiants et stagiaires : réception des demandes, transmission des documents à compléter et réception des documents requis pour l’ouverture du dossier ;
- Faire des rencontres d’accueil des nouveaux étudiants ;
- Assurer la continuité des services lors d’absences ponctuelles de la responsable des affaires académiques
- Procéder à l’ouverture des dossiers aux ressources humaines (Carte d’accès, code réseau, adresse courriel institutionnels, Quanum, etc.) ;
- Assurer un suivi de la validité des documents (permis d’études ou de travail, NAS, etc.);
- Entretenir la base de données FRQ des étudiants afin de présenter des données cohérentes et à jour lors de la transmission des données officielles du FRQS en juillet de chaque année ;
- Faire le suivi des fins de bourses externes et des versements aux étudiants et assurer l’application de la politique de rémunération minimale ;
- Gérer les demandes de changements de versements de bourses des chercheurs aux étudiants;
- Assurer la fermeture de dossier lors du départ de l'étudiant. Acheminer la liste périodique des départs aux différents intervenants concernés;
- Coordonner et assurer un suivi pour l’obtention des preuves d’inscription trimestrielle des étudiants dans les délais prévus et faire le lien avec son gestionnaire pour les candidats qui ne sont plus inscrits;
- Assurer un suivi de la répartition des bourses internes incluant le tableau des boursiers;
- Effectuer des changements d’adresses.
Immigration et candidats internationaux
- Effectuer les démarches administratives relevant de l’employeur dans le portail web de l’IRCC et transmettre aux candidats l’information nécessaire à la soumission de leur demande de permis de travail;
- Orienter les personnes candidates vers les ressources appropriées pour toute question d’immigration nécessitant une interprétation ou un conseil spécialisé.
Soutien à la communauté étudiante
- Agir comme personne-ressource de première ligne auprès des étudiantes et étudiants et des stagiaires pour les questions relevant de son champ de responsabilités;
- Répondre aux demandes, accompagner les personnes dans leurs démarches administratives et les orienter vers les ressources appropriées, au besoin;
Évènements
- Participer activement, en collaboration avec la responsable aux affaires académiques, à l’organisation et au déroulement des différents événements en lien avec les affaires académiques (congrès, portes ouvertes, salons d’emplois, etc.);
- Pourrait avoir besoin de travailler en dehors des heures régulières de façon sporadique.
Tes acquis
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou administration et un minimum de 2 à 5 années d’expérience pertinente ou toute autre combinaison équivalente;
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais (parlé et écrit);
- Expérience antérieure dans un secteur académique, un atout;
- Connaissances avancées des logiciels de la suite Microsoft Office.
Tes talents
- Excellentes capacités à gérer les priorités et à s’adapter à un environnement changeant ;
- Avoir un sens aigu de l’organisation, minutie et rigueur;
- Sens des responsabilités et faire preuve de jugement ;
- Personne proactive, débrouillarde et orientée vers la recherche de solutions;
- Excellentes habiletés interpersonnelles et intérêt pour l’accompagnement d’une vaste communauté étudiante;
- Capacité à travailler efficacement dans un contexte de volume élevé et de priorités simultanées;
- Dynamisme et habileté à travailler efficacement en équipe ;
- Excellentes habiletés de communication et sens aigu du service à la clientèle;
- Faire preuve d’intégrité et respecter la confidentialité.
Notre offre
Il s’agit d’un poste à temps complet (36.25 heures par semaine), non syndiqué, pour une durée de six (6) mois, avec possibilité de prolongation. La rémunération varie entre 52 546.56$ et 70 137.75$ selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l’expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.
Date prévue d’entrée en fonction : Immédiate
IMPORTANT : nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHU Sainte-Justine. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible :
« Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l'enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la santé."
Fin de l'affichage : 13 novembre 2026
Autres avantagesRemarques
- Une conciliation travail et vie personnelle :
- Plan de vacances avantageux
- 20 jours de vacances par année pour le personnel
- 13 jours fériés
- 9,6 jours de maladie par année
- Congé de maternité, de paternité et d’adoption
- Des avantages collectifs concurrentiels :
- Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
- Assurances collectives pour vous et votre famille
- Programme d’aide aux employés et à leur famille
- Des établissements facilement accessibles
- Station de métro Université-de-Montréal, lignes d’autobus et grands axes routiers à proximité
- Abri à vélos sécurisé et stations BIXI à proximité
- Située dans le quartier Côte-des-Neiges
- Des services sur place pour vous simplifier la vie:
- Centre de la petite enfance Sainte-Justine
- Nettoyeur et service de couture
- Activités sportives
- Service alimentaire qui encourage l’agriculture biologique et locale
- Livraison de paniers de légumes biologiques
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.
