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About Scale AI and ALL IN
Scale AI is Canada’s artificial intelligence innovation cluster. It supports organizations across all sectors in adopting AI to create value, improve performance, and deliver tangible economic benefits. By bringing together businesses, technology providers, researchers, and partners, Scale AI contributes to the development of a dynamic and collaborative Canadian AI ecosystem.
Scale AI is also the organization behind ALL IN, a major event dedicated to AI and technology that fosters knowledge sharing, business opportunities, and greater visibility for Canadian innovation.
ALL IN is Canada’s largest event dedicated to AI and technology. Its 2026 edition brought together 10,000 participants from 50 countries, more than 260 speakers, and 200 partners in Montréal. By connecting businesses, startups, researchers, investors, and decision-makers, ALL IN creates business opportunities, advances practical AI adoption, and showcases Canadian innovation internationally.
Our team brings together dedicated, curious, and detail-oriented people who enjoy working together and turning ambitious ideas into tangible results. Would you like to apply your accounting expertise to projects that bring this ecosystem together? You could find your place on our team.
About the role
We are looking for a dynamic, detail-oriented accountant to join our finance team and support our ALL IN team’s activities.
The accountant will primarily support the ALL IN team in managing the financial and accounting aspects of its activities. These include the annual ALL IN conferences in Montréal, Toronto, and Vancouver, as well as various other events organized by Scale AI across Canada and internationally.
Working closely with the finance and ALL IN teams, the successful candidate will play a key role in monitoring event finances and ensuring that expenses, supplier payments, and budgets are managed efficiently, accurately, and in accordance with applicable requirements.
Key responsibilities
Day-to-day accounting
- Monitor accounts payable and verify invoices and supporting documentation;
- Prepare and process supplier payments;
- Issue invoices and follow up on accounts receivable;
- Review and track expenses related to various projects and events;
- Review expense reports and their supporting documentation.
Budget and financial monitoring
- Track revenue and expenses against established budgets;
- Keep project and event financial tracking spreadsheets up to date;
- Identify budget variances and communicate them to the relevant teams;
- Work with the finance and ALL IN teams to closely monitor financial commitments.
Reporting and year-end activities
- Provide supporting documentation and analyses for financial monitoring;
- Assist with year-end preparation;
- Follow up on adjusting entries requested by the accounting leads;
- Help prepare the documentation required for year-end accounting activities.
Administrative support and coordination
- Organize and maintain contracts and financial records;
- Keep Excel files and other tracking tools up to date;
- Coordinate administrative and financial follow-ups with internal teams and suppliers;
- Provide administrative support for financial activities to management and the ALL IN team.
Job requirements
Education and experience
- University degree in accounting; a CPA designation is an asset;
- Five to seven years of accounting experience, ideally in an environment requiring the independent management of multiple accounting activities.
Technical and language skills
- Proficiency with accounting software, ideally Xero;
- Comfort using management tools and digital platforms; knowledge of Salesforce and Google Workspace is an asset;
- Intermediate to advanced Excel skills, including pivot tables, lookup formulas, and advanced functions;
- Excellent organizational skills and the ability to manage multiple responsibilities and deadlines simultaneously;
- Accuracy, attention to detail, and the ability to work independently;
- Ability to collaborate effectively with different teams;
- Excellent command of French; functional or full bilingual proficiency in French and English is a strong asset.
What we offer
- Competitive compensation;
- A flexible schedule: A full-time position;
- A hybrid work arrangement: A minimum of two days per week at our Montréal office;
- A stimulating environment: A collaborative team at the heart of Canada’s AI and technology ecosystem;
- Major projects: The opportunity to contribute to the financial management of ALL IN and other events across Canada and internationally;
- A tangible contribution: A role that directly supports successful event delivery and sound financial management.
Interested in this opportunity? Apply directly through LinkedIn or send your résumé and cover letter to RH_HR@scaleai.ca.
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À propos de Scale AI
Scale AI est la grappe d’innovation en intelligence artificielle du Canada. Elle accompagne les organisations de tous les secteurs dans l’adoption de l’IA pour créer de la valeur, améliorer leur performance et générer des retombées économiques concrètes. En réunissant entreprises, fournisseurs de technologies, chercheurs et partenaires, Scale AI contribue au développement d’un écosystème canadien de l’IA dynamique et collaboratif.
Scale AI est également l’organisation derrière ALL IN, un événement d’envergure consacré à l’IA et aux technologies, qui favorise les échanges, les occasions d’affaires et le rayonnement de l’innovation canadienne.
À propos du poste
Nous recherchons un ou une comptable dynamique et rigoureuse pour rejoindre notre équipe des finances et soutenir les activités de notre équipe ALL IN.
Dans le cadre de ses fonctions, le/la comptable sera principalement responsable de soutenir l'équipe ALL IN dans la gestion financière et comptable de ses activités. Cela comprend notamment les conférences annuelles ALL IN à Montréal, Toronto et Vancouver, ainsi que divers autres événements organisés par Scale AI au Canada et à l’international.
Le/la titulaire du poste jouera un rôle clé dans le suivi financier des événements, en collaboration étroite avec les équipes des finances et l’équipe ALL IN, afin d’assurer une gestion efficace, rigoureuse et conforme des dépenses, des fournisseurs et des budgets liés à ces activités.
Principales responsabilités
Comptabilité courante
- Assurer le suivi des comptes à payer et vérifier les factures ainsi que les pièces justificatives;
- Préparer et effectuer les paiements aux fournisseurs;
- Émettre les factures et assurer le suivi des comptes à recevoir;
- Vérifier et suivre les dépenses associées aux différents projets et événements;
- Vérifier les rapports de dépenses et les pièces justificatives correspondantes.
Suivi budgétaire et financier
- Suivre les revenus et les dépenses par rapport aux budgets établis;
- Maintenir à jour les tableaux de suivi financier des projets et des événements;
- Repérer les écarts budgétaires et les communiquer aux équipes concernées;
- Collaborer avec les équipes des finances et l’équipe ALL IN pour assurer un suivi rigoureux des engagements financiers.
Rapports et fin d’exercice
- Fournir les pièces justificatives et les analyses nécessaires au suivi financier;
- Participer à la préparation de la fin d’exercice;
- Assurer le suivi des écritures de régularisation demandées par les responsables de la comptabilité;
- Collaborer à la préparation des documents requis pour les travaux de fin d’exercice.
Soutien administratif et coordination
- Assurer le classement et la mise à jour des contrats et des documents financiers;
- Maintenir à jour les fichiers Excel et les autres outils de suivi;
- Effectuer les suivis administratifs et financiers auprès des équipes internes et des fournisseurs;
- Fournir un soutien administratif lié aux activités financières à la direction et à l’équipe ALL IN
Exigences du poste
Formation et expérience
- Diplôme universitaire en comptabilité; le titre de CPA constitue un atout
- De 5 à 7 ans d'expérience en comptabilité, idéalement dans un environnement nécessitant la gestion autonome de plusieurs activités comptables.
Compétences techniques et linguistiques
- Maîtrise d’un logiciel comptable, idéalement Xero;
- Aisance avec les outils de gestion et les plateformes numériques; la connaissance de Salesforce et de Google Workspace constitue un atout;
- Maîtrise intermédiaire à avancée d’Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques, des formules de recherche et des fonctions avancées;
- Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément;
- Rigueur, souci du détail et autonomie;
- Capacité à collaborer efficacement avec différentes équipes;
- Excellente maîtrise du français; un bilinguisme fonctionnel ou fluide en français et en anglais constitue un atout important.
Ce que nous offrons
- Une rémunération compétitive
- Un horaire flexible : Un poste à temps plein
- Un mode de travail hybride : Une formule nécessitant un minimum de 2 jours de présence par semaine dans nos locaux à Montréal;
- Un environnement stimulant : Une équipe collaborative au cœur de l’écosystème canadien de l’IA et des technologies;
- Des projets d’envergure : L’occasion de contribuer à la gestion financière de ALL IN et d’autres événements au Canada et à l’international;
- Une contribution concrète : Un rôle qui soutient directement la réalisation des événements et la qualité de leur gestion financière.
Ce poste vous intéresse? Postulez directement sur LinkedIn ou envoyez votre CV et votre lettre de présentation à RH_HR@scaleai.ca.
